Det kanske någon gång har fallit dig in att det vore bra om du kunde hantera dina inkommande e-mejl på ett visst automatiskt sätt. Till exempel för att avfärda mejl från vissa avsändare, att skapa kopior av mejl, att placera mejl i en särskild mapp för att tas om hand av olika användare o.s.v.
I Outlook finns förberedda rutiner för detta som är klara att kompletteras och anpassas för dina behov. Låt oss titta närmare på principerna.
Grunderna för regelhantering
Hantering av Regler finns både i outlook.com (för webben) och i Outlook-Office (appen för dator) men användargränssnitten skiljer sig åt. I det följande ges exempel utifrån hur det ser ut i O-O.
Skapa Outlook Regel via webben visar hur det görs i outlook.com.
Regler fungerar med automatik bara på mejl i Inkorgen så mejl som tagits omhand av spamfilter och placerats i Skräpkorgen går inte att nå på detta sätt.
Tillvägagångssätt – Princip
- Skapa regel genom att bestämma villkor och vilka åtgärder som skall vidtas då villkoren är uppfyllda.
- Aktivera regel.
- Testa regel genom att ”Köra nu” på underlag som finns i mappen.
- Reglerna utföres i den ordning som de ligger, uppifrån och ner.
- En regel som utföres och som innehåller åtgärden ”sluta bearbeta fler regler” medför att söksekvens avbryts.
Tillämpning – Exempel
Rutiner för hantering av Regler finns i gruppen Flytta i Startmenyn.
I exemplen som följer här nedan visas först hur regeln ser ut då den har skapats och därefter några steg för att nå dit.
Om man i villkorsdelen vill testa på fristående ord skriver man till exempel ” bitcoin ”, men om ordet kan vara del av ett längre sammansatt ord skriver man ”bitcoin”.
I den här beskrivna exempel miljön gäller följande förutsättningar:
- Alla mejl som landar i Inkorgen skall generera en ljudsignal.
- Mejl från ica.se skall tas bort. (flyttas till mappen Borttagna objekt)
- Mejl från Microsoft Community (MSC) skall kopieras till en egen mapp.
Bildöversikt
- Bild 1 Sammanställning över samtliga Regler samt beskrivning av 1:a regeln (Ljudsignal)
- Bild 2 Beskrivning av 2:a regeln (ICA)
- Bild 3 Beskrivning av 3:e regeln (MSC)
- Bild 4 Underlag för att skapa 2:a regeln (ICA)
- Bild 5 Underlag för att skapa 3:e regeln (MSC)
- Bild 10 – 14 Hur man skapar en ny regel (MSC)
- Bild 20 Hur man testar regeln
Som första exempel tittar vi på hur det skulle kunna se ut om man vill att oönskade mejl som innehåller vissa ord tas bort. Bild 2 och Bild 4
Ett annat exempel kan var att all mejl från en viss avsändare skall kopieras till en egen mapp för senare uppföljning. Bild 3 och Bild 5
Tillvägagångssätt för att skapa ny regel (MSC)
- Markera en post i inkorgen. Spelar ingen roll vilken; ger bara vissa startvärden.
- Välj i Startmenyn: Regler> Skapa regel
- Följ flödet i Bild 10 – 14
Tillvägagångssätt för att testa eller manuellt köra regel (MSC)
- Välj i Startmenyn: Regler> Hantera regler och aviseringar
- Välj Kör regler nu
- Följ flödet i Bild 20
