Upplever du problem med mejlhantering? Ett försök till riktlinjer för ett samlat grepp!

Publicerad onsdag, 13 november 2019 Skriven av Janne

Reviderat 2019-12-10

Tillhör du dem som haft problem med hantering av mejl på sistone? Då kanske du kan hitta ditt problem i den här artikeln och förhoppningsvis få någon vägledning till hur du skall lösa det. Om du inte hittar just ditt problem får du gärna lämna en kommentar på artikeln.

Om det gäller STORA mängder Spam som hamnar i Skräpkorgen kan du hitta lösning här: Problem Med Mängder Spam

Beskrivning av hur man Analyserar Epost

English version about LARGE volumes of spam in Junk-Mail folder you will find here: Problem with lots of Spam

English version about analyzing Internet information you will find here: AnalyzeInternetInfo

English version about using rules to take care of Junk-Mail in the inbox you will find here: JunkMailRules

 

Innehållsförteckning

1/ Mejl från dig

  a/ Dina kontakter på kontot har felaktigt fått mejl med dig som avsändare

  b/ Mottagare av mejl från dig får mejlen SPAM markerade

  c/ Skickade mejl kommer inte fram 

2/ Mejl till dig

  a/ Legitima mejl hamnar felaktigt i Skräpkorgen

  b/ Spam mejl hamnar korrekt i Skräpkorgen men är många

  c/ Spam mejl hamnar felaktigt i Inkorgen

  d/ Förväntade mejl kommer inte fram

3/ Generell uppfattning om Spam problematiken

4/ Externa länkar


Åtgärder 1a

Troligtvis är kontot kapat och manipulerat – Dags att agera!

Byt lösenord, om det inte redan är gjort, för att säkra kontot.

Kontrollera inställningar (Outlook.com via webmail)

  • Välj Inställningar (kugghjulet uppe till höger) och sedan Visa alla Outlook inställningar nere till höger och därefter E-post.
  • Välj Regler. Kontrollera och åtgärda vid behov vad som finns inlagt.
  • Välj Vidarebefordrar. Kontrollera och åtgärda vid behov. Notera adressuppgifter som finns där för eventuell anmälan till Microsoft eller polisen.
  • Välj Autosvar. Kontrollera och åtgärda vid behov vad som finns inlagt.
  • Välj Skräppost. Kontrollera Blockerade avsändare och domäner

Åtgärder 1b -1c 

Spamregler i ditt system, i mottagaren system eller i system där emellan kan ha flaggat mejlet som Spam.

Någon regel i de system som mejlet passerar har tolkat avsändarens domän som ”förfalskad”, d.v.s. att avsändaren använder någon annan adress än sin egen som avsändaradress. Detta kan leda till att meddelandet inte når mottagaren

Be mottagaren se över sina inställningar för Skräppost.

Problemet kan ligga i Microsoft systemet utan att man för den skull flaggat för det.

Be mottagaren att försöka analysera information från Internet trafiken: Analysera Epost 

Åtgärder 2a – 2c

Spamregler i ditt system, i avsändarens system eller i system där emellan kan ha flaggat mejlet som Spam.

Se över dina egna inställningar för Skräppost.

Problemet kan ligga i Microsoft systemet utan att man för den skull flaggat för det.

Försök analysera information från Internet trafiken: Analysera Epost 

Åtgärder 2d

Leta efter saknad mejl hos dig och hos avsändaren.

  • Kontrollera innehåll i alla mappar: Inkorg, Arkiv, Skräpmejl o.s.v
  • Sök efter specifika mejl i alla mappar och i hela postlådan
  • Har du fler enheter, dator, mobil, padda; Kolla dem också
  • Är kontot uppsatt som POP kan det vara en bidragande orsak. (Beroende på teknik kan post på servern rensas i samband med att man öppnar mejl i någon klient)
  • Kolla med avsändaren om mejl ligger kvar i utkorgen eller om han fått meddelande om utebliven leverans. (NDR – Non Delivery Record)

Spamregler i ditt system, i avsändarens system eller i system där emellan kan ha hindrat mejlet från att komma fram. Denna situation är svår att fastställa i synnerhet om ingen generell information från berörda leverantörer finns att tillgå.

Någon regel i de system som mejlet passerar har tolkat avsändarens domän som ”förfalskad”, d.v.s. att avsändaren använder någon annan adress än sin egen som avsändaradress. Detta kan leda till att meddelandet inte når mottagaren

Se över dina egna inställningar för Skräppost (Lista över spärrade Avsändare m.fl) och hantering av regler.

Kontot kan ha blivit kapat och inställningar omgjorda. Följ tillvägagångssätt i alternativ 1a.

Generell uppfattning av Spam problematiken

De klagomål angående Spam som man på senare tid sett mest av gäller post till MS konton, inte från. Det har spekulerats i brister i de spam filter som borde ta hand om uppenbara SPAM och inte släppa fram dem till mottagarens postlåda där nästa filter placerar dem direkt i skräpkorgen. Så visst finns det risk för att sådana defekter, om de nu finns, i distributionssystemen, också kan orsaka att riktig mejl klassas som Spam. Vågar inte spekulera i orsaken utan får nog hänvisa dig till en kontakt med MS Teknik Support

Där har man säkert mer info och framför allt har de möjlighet att följa upp ditt konto. Om ni kan komma överens om att du skickar dem ett mejl finns det kanske något konkret att söka vidare på.

Det kan finnas anledning att försöka ta reda på varför det blir skräpmejl. Skicka ett mejl till dig själv och följ upp vad som händer.

Externa länkar

Utebliven e-post: https://www.msoutlookware.com/error/not-receiving-some-expected-emails.html

NDR Rapport: https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/mail-flow-best-practices/non-delivery-reports-in-exchange-online/non-delivery-reports-in-exchange-online

Hantera skräppost: Att hantera Skräppost i Outlook – Så fungerar det (eller borde göra)