Att hantera Skräppost i Outlook – Så fungerar det (eller borde göra)

Publicerad fredag, 18 oktober 2019 Skriven av Janne

Reviderad 2019-12-25

På senare tid har det på olika forum (Läs: Microsoft Community i SE och UK) framförts klagomål på att vissa funktioner som hanterar Skräppost och Blockering av avsändare har upphört att fungera, eller fungerar annorlunda än vad de gjort tidigare. Protesterna har varit många och stundtals högljudda.

Det verkar som om Microsoft och andra berörda leverantörer fortlöpande utför justeringar i koden så det är svårt att hålla allt uppdaterat i detta dokument. I synnerhet gäller det outlook.com.

Spam som är samlingsnamnet för oönskade reklamutskick, nätfiske och andra bedrägeriförsök (Scam), samt utskick av datorvirus, har ökat kraftigt på senare tid. En orsak kan vara att aktiviteter från spammare (personer som ser som sin uppgift att producera skräppost) har ökat och att deras metoder att ställa till problem blir allt mer raffinerade. Detta gör att gängse spamfilter inte fungera som planerat. Kanske skulle Microsoft kunna tillhandahålla bättre verktyg, som t.ex. gör det möjligt att ta sig an e-post innan den delas upp i Inkorg och Skräpkorg. Sådana förslag har framförts i flera forum t.ex. Uservoice.

Referensmaterial

Vad är outlook.com respektive Outlook Office

Hantera missbruk, nätfiske m.m. i outlook.com

Skydda datorn mot nätfiskeförsök m.m.

Problem orsakade av smarta telefoner

Problem med stora mängder Spam

Problem with lots of Spam

Skapa Outlook Regel via webben

 Vad gör jag i väntan på att Microsoft tar hand om skräpet

 

Kända (troliga) brister – Med hopp om åtgärd från leverantören

Inrapporterade uppgifter om nätfiske borde rimligtvis tas om hand på ett sätt så att mejl från de misstänkta avsändarna stoppas innan de når fram till användarnas mejlsystem. Som det är nu hamnar de i Skräp korgen. Eftersom de saknar rätt format på avsändarens adress och domän går de ej att blockera, vilket i sin tur innebär att det fortsätter att strömma in spam/scam vilket medför omfattande manuellt jobb.

Det finns även andra typer av mejl som hamnar i skräpkorgen Se avsnitt Hitta orsaker till …. nedan.

Om det är ett medvetet designval från leverantören, att släpp fram trafik som man tidigare stoppat, måste de nog försöka analysera konsekvenserna ordentligt igen.

Vad kan vara orsak till ovälkommen mejl och till mängden därav?

Några frågor man bör ställa sig om man drabbas av oönskad mejl oavsett mängd är: varför genereras mejlen och varför drabbar de vissa adresser mer än andra.

  • En adress kan användas av vem som helst inte bara av ägaren, beroende på situation. Är det möjligt att någon använder en annan persons adress bara föra att orsaka problem utan annan egen vinning? Visst är det så! Detta kan orsaka både spam/scam och prenumerationer av diverse slag.
  • Vad kan jag själv göra för att minska risken med ovälkommen mejl? Var noggrann med var du använder och till vem du lämnar ut dina e-post uppgifter.
  • Därtill kommer risken att system och servrar med fullt legitima hemsidor hackas och att information stjäls/säljs för att användas av mindre nogräknade personer/ organisationer.

 

Hitta orsaker till att post betraktas som Skräp - Gäller för Outlook Office

Följande typer av mejl utgör problem oavsett om de hamnar i Skräpkorgen eller på annan plats.

  • Mejl som producerats av ”spammare” med olika budskap men med avsändare som hela tiden skiftar vilket gör det svårt att spärra. Adresserna kan även innehålla tecken som inte har någon normal (ASCII) teckenrepresentation vilket gör dem än svårare att ta hand om även med hjälp av regler. Exv. ❄(snöflinga).
  • Mejl med adresser som inte har rätt format. De kan inte heller spärras/blockeras.
  • Mejl som på vägen från avsändaren flaggats som spam men kan vanligtvis spärras.
  • Mejl som kommer från en avsändare som är spärrad.
  • Mejl som hamnar som skräp men inte i Skräpkorgen och därför inte kan ”avskräpas”. Se länk ovan angående smarta telefoner.

Att analysera e-post – Outlook

Att spärra inkommande mejl – Så fungerar det generellt

Vissa av de funktioner som beskrivs här finns inte via outlook.com (webmail), bara i Outlook Office på datorn och då inte i äldre versioner före 2016.

Mejl från adress eller domän som finns i Betrodda avsändare listan kommer direkt till inkorgen oavsett uppgift i listan över Spärrade avsändare. Uppgifter i Betrodda avsändarelistan bör läggas dit genom att i ett inkommande mejl markera ”Spärra aldrig avsändare” eller ”Spärra aldrig avsändarens domän”. Inte genom att manuellt lägga till uppgiften i listan.

Uppgifter i Spärrade avsändarelistan bör läggas dit genom att i ett inkommande mejl markera ”Spärra avsändare”. Inte genom att manuellt lägga till avsändaren. Hel domän måste läggas till manuellt.

Kontrollera att adress som skall spärras inte dessutom finns i Adressboken, vilket kan upphäva spärren.

För avsändare som finns i spärrlistan skapas skräpmejl med undantag för ovan angående Betroddalistan. På samma sätt hamnar post i Skräpkorgen om man använder ”filtrering” av någon nivå. Används filter bör man se till att följa upp och eventuellt åtgärda vad som hamnat i Skräpkorgen innan den automatiskt rensas. Vilka algoritmer som ligger bakom den automatisk filtreringen är inte kända och kan mycket väl ha ändrats vi en ny programuppdatering. Vill man ha 100% kontroll väljer man ”Ingen automatisk lagring…” under Skräppostalternativ.

Poster som bedöms som skräpmejl kan antingen flyttas till Skräppost mappen (standard) eller aldrig komma in i systemet över huvud taget. Bocka i så fall i ”Ta bort permanent” i Skräppostalternativ.

Mejl som hamnat i skräppost mappen ligger kvar 30 dagar om man inte rensar dem manuellt d.v.s. flyttar dem till Borttaget mappen. Väljer man att undvika detta genom att ange ”Ta bort permanent” i kombination med automatisk filtrering riskerar man att mejl som felaktigt bedömts som skräp aldrig identifieras.

Alla ändringar av skräpinställningar som görs tar en stund innan de synkroniserats och börjar fungera. Allt från några minuter upp till 1/2 timme beroende på ändringens art och på andra omständigheter.

Funktioner i Outlook Office på datorn

Tillvägagångssätt för att spärra

Du kan övergripande styra hur du vill hantera kommande skräppost genom att välja Skräppost >Skräppostalternativ i Start meny i gruppen Ta bort

Högerklicka på ett mejl vars avsändare du vill spärra. Välj Skräppost och sedan Spärra avsändare. Avsändaren läggs till i listan över Spärrade avsändare och mejlet flyttas till Skräppost mappen.

Tillvägagångssätt för att häva spärra

Högerklicka på ett mejl, i Skräppost mappen, vars avsändare du vill ta bort spärren för. Välj Skräppost och sedan Ej Skräppost. Mejlet flyttas till inkorgen och avsändaren läggs (valfritt) till i listan över Betrodda avsändare. Om man väljer att inte lägga till uppgift i Betrodda listan går man i stället till listan för spärrade avsändare och tar bort posten därifrån.

Alternativt sätt att spärra

Om man vill spärra/ ta bort oönskade mejl baserat på innehåll i Ämne eller Text, går det att  Använda regler i Outlook. Om man vill hantera mejl baserat på avsändare ställs man inför nya utmaningar om adresser innehåller tecken som inte är ASCII kod, då dessa inte går att använda i villkor för avsändare. I stället får man då jobba med innehåll i meddelandets Internethuvud. Eftersom regler bara fungerar på poster i inkorgen, måste det automatiska filtret var ”avstängt”, som annars tar vid först.

Funktioner i Outlook.com på webben

Skräppost kommandot fungerar här annorlunda mot Outlook Office. Kommandot aktiveras vid markering av post i inkorgen. Så här fungerar de underliggande kommandona:

  • Skräp flyttar mejlet till Skräpkorgen. Ingen uppgift skapas automatiskt i lista för spärrade avsändare.
  • Blockera tar bort mejlet och lägger till adressen i listan för spärrade avsändare. Efterföljande mejl för blockerad avsändare försvinner i cyberspace. Jämförbart med Outlook Office Spärrlista + Ta bort? Blockering hävs genom borttag av avsändare i spärrlistan.
  • Nätfiske ger möjlighet att rapportera misstänkta fall till Microsoft. Borde medföra spärr av avsändare. Funktionen saknas i Outlook Office.

Inte skräppost kommandot har tre underliggande kommandon och aktiveras vid markering av epost i Skräpkorgen

  • Inte skräppost som markeras på post i skräpkorgen flyttar mejlet tillbaka till inkorgen.
  • Blockera fungerar som ovan.
  • Nätfiske fungerar som ovan.

 Bild exempel från Outlook OfficeBild exempel från Outlook Office.